Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen: Sicher, Gesetzeskonform

Warum sind Aufbewahrungsfristen wichtig?

Bewerbungsunterlagen sind mehr als nur Papier oder digitale Dateien. Sie enthalten persönliche Informationen, die geschützt werden müssen. Daher ist es wichtig, diese Daten sicher aufzubewahren und nach einer bestimmten Zeit zu löschen oder zurückzugeben.

Fällt der Zweck der Verarbeitung weg, sind die Daten zu löschen

Die DSGVO und das BDSG legen großen Wert darauf, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie benötigt werden. Es werden keine exakten Fristen für die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen vorgegeben. Sobald der Zweck der Speicherung entfällt, müssen die Daten gelöscht werden.

Wichtige Aspekte der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen

Schütze die Daten vor einer unzulässigen Verarbeitung

Es reicht nicht, die Unterlagen einfach in einer Schublade oder auf einem Server zu speichern. Du musst die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Nutze Verschlüsselung bei der Datenablage und sorge für eine sichere Übertragung der Daten.

Was passiert bei Rücknahme der Bewerbung?

Zieht ein Bewerber seine Bewerbung zurück, müssen die Daten unverzüglich gelöscht oder zurückgegeben werden.

Was gilt nach einer Absage?

Nach einer Absage können die Unterlagen für maximal 3 bis 6 Monate aufbewahrt werden. Dies dient dem Schutz des Arbeitgebers für den Fall, dass der Bewerber Ansprüche wegen Benachteiligung erhebt.

Warum genau 3 bis 6 Monate? Die Logik hinter den Löschfristen

Wird ein Bewerber abgelehnt, sind die Unterlagen eigentlich überflüssig. Aber Vorsicht! Der Bewerber könnte Ansprüche wegen Benachteiligung (Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz AGG und ArbGG) erheben. Um sich dagegen zu verteidigen, darf der Arbeitgeber die Unterlagen für 3 bis 6 Monate aufbewahren. Diese Frist setzt sich aus verschiedenen gesetzlichen Anforderungen zusammen, inklusive eines Puffers für mögliche Verzögerungen.

Was passiert nach der Einstellung?

Wenn der Bewerber eingestellt wird, werden seine Unterlagen Teil der Personalakte. Auch hier gelten Datenschutzregeln. Die Unterlagen sollten nur von berechtigten Personen eingesehen werden können. Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis keine Rolle spielen, müssen gelöscht werden.

Einwilligung für längere Aufbewahrung

Ein Bewerber kann in die längere Aufbewahrung seiner Daten einwilligen, beispielsweise zur Aufnahme in einen Bewerberpool. Diese Einwilligung muss jedoch klar definiert und zeitlich begrenzt sein.

Praktische Tipps für die Aufbewahrung und Löschung

Beim Löschen von Daten müssen Bewerbungsunterlagen sorgfältig behandelt werden. Die Daten müssen vollständig an den Bewerber zurückgegeben, gelöscht oder vernichtet werden. Eine physische Bewerbungsmappe muss normalerweise an den Bewerber zurückgeschickt werden. Daten, die in internen Systemen notiert oder per E-Mail verteilt wurden, müssen so gelöscht werden, dass sie nicht mehr rekonstruiert werden können.

• Datensicherheit: Sorge für eine sichere Aufbewahrung der Daten und schule dein Personal im Datenschutz.
• Transparenz: Informiere Bewerber über die Aufbewahrungsfristen und hole bei Bedarf eine Einwilligung ein.
• Löschkonzept: Erstelle ein Löschkonzept, um der Rechenschaftspflicht der DSGVO nachzukommen. Dokumentiere den Prozess im Verarbeitungsverzeichnis und die Löschvorgänge in deinem Datenschutz Management System.

Fazit

Die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen ist ein sensibles Thema, das sorgfältig gehandhabt werden muss. Mit den richtigen Informationen und einem guten Löschkonzept kannst du sicher und gesetzeskonform agieren.

Weitere Informationen findest du beim LfD Niedersachsen: Aufbewahrungs- und Löschfristen von Bewerbungsunterlagen

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