Die Remote-Arbeit gewinnt in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt immer mehr an Bedeutung. Allerdings bringt die Arbeit im Remote-Modus und die asynchrone Zusammenarbeit für Unternehmen und Agenturen auch einige Herausforderungen mit sich. Die Mitarbeiter arbeiten oft an unterschiedlichen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen, was die Kommunikation erschwert. Freigaben und Abstimmungen dauern oft länger und es mangelt an Einheitlichkeit und Transparenz. Um das Arbeiten im Team zu erleichtern, kann ein Handbuch für die gesamte Organisation helfen. Es fördert Klarheit, Effizienz, Flexibilität, Transparenz, Kontinuität, Sicherheit und Einheitlichkeit in der Arbeit und damit die Qualität des Unternehmens.

Was ist ein Unternehmenshandbuch oder Mitarbeiterhandbuch?

Ein Unternehmenshandbuch, auch bekannt als Firmenhandbuch, Mitarbeiterhandbuch oder Arbeitsplatzhandbuch, ist ein umfassendes Nachschlagewerk bestehend aus einer umfangreichen Dokument Sammlung, das alle wichtigen Informationen über ein Unternehmen enthält. Es beinhaltet alle Policies (Richtlinien und Betriebsvereinbarungen), sowie Informationen über die Unternehmenskultur, Strategie und Positionierung. Es klärt, wie und mit welcher Erwartung im Unternehmen kommuniziert wird, gibt Hilfestellung bei Prozessen und Arbeitsabläufen, gewährt Einblicke in alle Bereiche und sorgt damit für Transparenz auch über Abteilungen hinweg. Das Handbuch unterstützt dabei, ein einheitliches Verständnis und eine gemeinsame Sprache im Unternehmen zu schaffen. Jeder Mitarbeiter hat somit die nötigen Werkzeuge, um erfolgreich und selbstständig zu arbeiten. Im englischen Sprachgebrauch wird das Unternehmenshandbuch oft als Employee Handbook, Company Handbook, Employee Manual, Corporate Playbook oder Corporate Guide bezeichnet.

Warum ein Mitarbeiterhandbuch gerade auch für neue Mitarbeiter wichtig ist

Ein Unternehmens-Handbuch kann den Mitarbeitern auf vielfältige Weise helfen, Mißverständnisse vermeiden, selbstständige Arbeit im Unternehmen mit weniger Rückfragen fördern und Führungskräfte als Ansprechpartner bei der Einarbeitung von Mitarbeitern entlasten. Hier sind einige Beispiele:

Strukturierte Arbeitsabläufe

Im Corporate Handbook sind klare Anweisungen und Arbeitsabläufe für Projekte und Aufgaben definiert, damit alle Mitarbeiter genau wissen, was zu tun ist und wer wofür zuständig ist. Ein Ablaufdiagramm kann beispielsweise zeigen, welche Aufgaben in einem Projekt von wem bearbeitet werden und in welcher Reihenfolge sie abgearbeitet werden sollen.

Einfacheres Onboarding für neue Mitarbeiter

Ein Handbuch ist ein hilfreiches Werkzeug für neue Mitarbeiter. Es enthält klare Anweisungen zur Eingewöhnung, Einarbeitung und zur Nutzung von Ressourcen. Das erleichtert es den neuen Mitarbeitern, sich im Unternehmen zurechtzufinden und reduziert den Onboarding-Zeitraum. Außerdem werden unnötige Nachfragen vermieden, was dem neuen Mitarbeiter Klarheit und Sicherheit gibt.

Klarheit und einheitliches Verständnis

Das Company Handbook stellt sicher, dass alle Mitarbeiter über dieselben Informationen verfügen. Einheitliches Verständnis von Terminologie, Regeln und Verfahren ist unerlässlich, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Transparenz und Einblick

Ein Handbuch hilft allen Mitarbeitern dabei, über laufende Projekte, Termine und andere relevante Informationen auf dem Laufenden zu bleiben. Durch regelmäßige Aktualisierungen des Handbuchs wird gewährleistet, dass alle stets auf dem neuesten Stand sind. Jeder hat die Möglichkeit, die Informationen im Handbuch nachzulesen und an den Inhalten mitzuarbeiten.

Effizienz

Das Handbuch erhöht die Effizienz im Unternehmen, indem es die Anzahl der Rückfragen an Vorgesetzte reduziert. Wenn alle wichtigen Informationen im Handbuch enthalten sind, können Mitarbeiter schneller Entscheidungen treffen und effektiver arbeiten.

Flexibilität

Das Unternehmens-Handbuch hilft dabei, Flexibilität im Unternehmensalltag zu fördern. Mitarbeiter können Entscheidungen auf Grundlage des Handbuchs treffen, ohne auf eine bestimmte Person oder Abteilung angewiesen zu sein. Dadurch kann das Unternehmen schnell und effizient auf Veränderungen reagieren und flexibel bleiben.

Kontinuität

Ein Handbuch kann zur Resilienz und Kontinuität eines Unternehmens beitragen, indem es sicherstellt, dass Wissen und Erfahrungen der Mitarbeiter im Falle ihres Ausscheidens in Form des Handbuchs erhalten bleiben und von anderen Mitarbeitern genutzt werden können, um die Arbeit fortzusetzen.

Ein Notfall-/Business-Continuity-Plan als Teil des Handbuchs sorgt dafür, dass jeder im Unternehmen im Falle eines IT-Sicherheitsvorfalls, Hackerangriffs, einer Datenschutzverletzung oder eines Brandes weiß, was zu tun ist.

Sicherheit

Um Risiken zu reduzieren und potenzielle Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sicherheitsmaßnahmen und -Guidelines im Unternehmenshandbuch festgelegt wird. Es beinhaltet alle relevanten Richtlinien und Verfahren für die Arbeit in remote oder asynchronen Arbeitsumgebungen, um die Sicherheit im Unternehmen zu erhöhen. Durch eine Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinie sowie Verhaltensrichtlinien für die Remote-Arbeit sind alle Mitarbeiter darüber informiert, worauf sie achten müssen.

Was ist bei der Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs zu beachten?

Wenn du und dein Team ein Unternehmenshandbuch erstellen möchten, gibt es einige Schritte, die ihr beachten solltet. Zuerst solltet ihr festlegen, welche Themen im Handbuch behandelt werden sollen. Eine Struktur mit einer Liste von relevanten Bereichen und Aufgaben für das Unternehmen zu erstellen, kann euch dabei helfen.

Um ein Unternehmenshandbuch zu erstellen, ist es empfehlenswert, ein Team zusammenzustellen. Jedes Teammitglied übernimmt dabei die Verantwortung für einen bestimmten Bereich und integriert diesen in das Handbuch. Eine Vorlage kann dabei helfen, sicherzustellen, dass alle Unternehmensbereiche berücksichtigt werden und das Handbuch optisch einheitlich ist.

Kontinuierliche Aktualisierung & Verbesserung

Es ist wichtig, das Handbuch regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, damit es stets auf dem neuesten Stand ist und alle notwendigen Informationen enthält. Alle Änderungen und Aktualisierungen sollten sorgfältig dokumentiert und nachvollziehbar versioniert werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass das Handbuch immer den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht und allen Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Neue Richtlinien, Änderungen von Arbeitsabläufen oder Updates der Unternehmensstrategie sollten umgehend in das Handbuch aufgenommen werden. So wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter stets über aktuelle Informationen verfügen und effektiv arbeiten können. Veraltete Informationen im Handbuch können dazu führen, dass Mitarbeiter mit falschen Voraussetzungen arbeiten, Arbeit doppelt gemacht werden muss oder größere Fehler oder Schäden entstehen.

Obwohl die Erstellung eines Unternehmens-Handbuchs anfangs eine Herausforderung darstellen kann, ist sie eine Investition, die sich langfristig auszahlt und die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs bei Weitem den Aufwand überwiegen. Ein gutes Handbuch trägt dazu bei, dass das Team erfolgreicher arbeitet und den Herausforderungen der Remote-Arbeit und asynchronen Zusammenarbeit besser begegnen kann.

Auch zur Zertifizierung der Qualität nach DIN EN ISO 9001 kann die Dokumentation dienen. Ist erst einmal das Handbuch erstellt und sind alle Anforderungen der ISO 9001 Norm an Inhaltsverzeichnis, Leitung der Dokumente und Dokument-Workflow eingehalten, ist die Zertifizierung nur noch eine Formalie. Und durch ständige Aktualisierung und Verbesserung im Rahmen eines KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ist auch ein anstehender Re-Audit keine große Aufgabe, die die ganze Firma auf den Kopf stellt.  

Sicherstellung der Zugänglichkeit

Ein Handbuch ist nur dann nützlich, wenn es für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das Handbuch für jeden Mitarbeiter leicht zugänglich ist und dass alle über die notwendigen Zugriffsrechte verfügt. Am besten wird das Handbuch auf einer gemeinsamen Plattform oder in einem zentralen Verzeichnis gespeichert, damit alle Mitarbeiter darauf zugreifen können.

Einfache Sprache und klare Formatierung

Das Unternehmenshandbuch sollte in einer einfachen Sprache geschrieben sein, die für alle Mitarbeiter verständlich ist. Es ist wichtig, komplizierte Begriffe und Fachjargon zu vermeiden, damit alle Mitarbeiter das Handbuch verstehen können. Ferner sollte das Handbuch in einer klaren und übersichtlichen Formatierung erstellt werden, damit die Mitarbeiter die Informationen leicht lesen und verstehen können.

Eine Content-Style-Richtlinie hilft dabei, einheitliche Tonalität und gleichbleibende Qualität in Texten sicherzustellen. Sie bietet Dos & Don'ts sowie Formulierungsbeispiele, die Mitarbeitern bei der Orientierung helfen.

Involvieren der Mitarbeiter

Ein Handbuch ist nur dann effektiv, wenn es von den Mitarbeitern genutzt wird. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter bei der Erstellung des Handbuchs zu involvieren, um sicherzustellen, dass es auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wenn die Mitarbeiter ihre Vorschläge und Ideen einbringen können, aktiv am Handbuch mitarbeiten und für ihren Bereich „den Hut aufhaben“, werden sie es für ihre Bereiche besser annehmen und nutzen.

Wie ist ein Unternehmenshandbuch aufgebaut?

Ein Handbuch sollte die Arbeitsweise des Unternehmens im Detail beschreiben, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten haben, um ihre Aufgaben effektiv auszuführen. Es kann in verschiedene Abschnitte unterteilt werden, je nach Bedarf des Unternehmens. Einige Beispiele für Abschnitte, die in einem Handbuch enthalten sein können, sind:

Unternehmensstrategie

Dieser Abschnitt enthält die Unternehmensmission, -vision und -werte, die verdeutlichen, warum das Unternehmen besteht und wie es sich in der Branche positioniert. Ferner beschreibt es die Ziele des Unternehmens, wie die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und die Stärkung der Marke, sowie die Strategien, die das Unternehmen nutzt, um diese Ziele zu erreichen, wie die Nutzung der neuesten Technologien und die Einführung von Innovationen. Auch die Unternehmensgeschichte mit wichtigen Meilensteinen kann hier aufgeführt werden.

Arbeitsabläufe

Hier sind detaillierte Anweisungen (Standard Operating Procedures, kurz SOPs) für die Arbeitsabläufe des Unternehmens enthalten. Er beschreibt beispielsweise, wie Aufgaben delegiert, überwacht und bewertet werden, wie der Kommunikationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern sichergestellt wird, wie Projekte organisiert, koordiniert und abgeschlossen werden, wie Entscheidungen getroffen werden, wie Ressourcen und Personal effizient verwaltet werden, wie Besprechungen organisiert, durchgeführt und wie die Ergebnisse verfolgt werden. Zudem enthält er eine Liste aller relevanten Richtlinien und Regeln, die für die reibungslose Durchführung der Unternehmensabläufe notwendig sind. Auch die Organisationsstruktur, also eine Beschreibung der Hierarchie des Unternehmens und der Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Abteilung ist Bestandteil dieses Abschnittes.

Richtlinien und Verfahren

In diesem Abschnitt werden alle relevanten Richtlinien und Verfahren für das Unternehmen aufgeführt. Beispiele hierfür sind Richtlinien für die Arbeitszeit, die Nutzung von Unternehmensressourcen, Datenschutz und Verfahren für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Weiterhin können Verfahren für den Umgang mit Kundenbeschwerden, das Beschwerdemanagement, Kunden-Support, Richtlinien für die Verwendung von IT-Ressourcen wie Software, Laptops und Firmenhandys, Verhaltensregeln und Leitlinien für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Richtlinien für die Entwicklung und Umsetzung von Unternehmensstrategien enthalten sein. Es ist wichtig, dass alle relevanten Richtlinien und Verfahren, die die Unternehmenskultur, die Sicherheit und die Compliance betreffen, klar aufgeführt und verstanden werden.

Technologie und Tools

Hier werden Technologien und Tools aufgelistet, die das Unternehmen für die tägliche Arbeit und zur Erreichung seiner Ziele nutzt. Der Bereich erklärt, wie sie effizient und zielgerichtet eingesetzt werden. Es sorgt auch dafür, dass jemand diese regelmäßig pflegt und aktualisiert, um Kontinuität und Sicherheit zu gewährleisten.

Arbeitsplatz-Regeln & -Sicherheit

Im Bereich Arbeitsplatz definieren Rahmenbedingungen die Remote-Arbeit und die asynchrone Zusammenarbeit. Es wird beispielsweise beschrieben, wie das Unternehmen erwartet, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten verwalten, wie Pausen, Krankheitsfall und Urlaubsanträge geregelt sind, welche technischen Anforderungen gestellt werden, wie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern geregelt ist, wie das Unternehmen auf Notfälle reagiert und welche rechtlichen Vorgaben es zu beachten gilt. Zudem stellen die Regeln klare Vorgaben über die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auch in einer Remote-Arbeitsumgebung eine sichere und produktive Arbeitsumgebung haben.

Glossar

Im Glossar werden alle verwendeten Fachbegriffe und Abkürzungen erklärt, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die gleiche Sprache spricht. Dies hilft bei einer effizienten Kommunikation und sorgt dafür, dass alle Beteiligten denselben Wortschatz beherrschen. Dadurch können Missverständnisse vermieden und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen erleichtert werden. Weiterhin stellt die Erklärung der Fachbegriffe und Abkürzungen sicher, dass die Mitarbeiter über ein grundlegendes Verständnis des Unternehmens, seiner Produkte und Dienstleistungen verfügen.

Mitarbeiterverzeichnis

Hier ist eine Liste aller wichtigen Kontaktdaten der Mitarbeiter enthalten, damit die Mitarbeiter stets die richtige Person kontaktieren können. Ergänzt werden die Angaben durch Angaben des Mitarbeiters, wann er wo arbeitet (Büro, Homeoffice, Remote), Abwesenheiten (Urlaub, Weiterbildungen etc) und wie der Mitarbeitende generell erreichbar ist. Jeder Mitarbeiter hat zudem ein Profil, in dem er persönliche Informationen wie Stärken und Schwächen, Arbeitserfahrungen, berufliche Ziele, Fähigkeiten sowie private Interessen und Hobbys angibt.

Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs für das Unternehmen

Ein Unternehmenshandbuch ist ein wertvolles Werkzeug, um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern, die Beziehungen am Arbeitsplatz zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Es schafft Klarheit, Transparenz und Einheitlichkeit und fördert die Flexibilität und Kontinuität im Unternehmen. Durch die klare Definition von Arbeitsabläufen, Arbeitsanweisungen, die Unterstützung des Onboarding-Prozesses und die Sicherstellung der Aktualität und Zugänglichkeit des Handbuchs können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter und auch das Management erfolgreich und produktiv arbeiten und die Qualität der Produkte und Leistungen erhöht und konstant gehalten werden.

Bei der Erstellung eines Handbuchs sollten Unternehmen sicherstellen, dass es auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten ist und regelmäßig aktualisiert wird. Durch eine klare Sprache, übersichtliche Formatierung und Einbeziehung der Mitarbeiter kann das Handbuch zu einem wichtigen Werkzeug für das Unternehmen werden.

‍