Business Continuity Management (BCM): Wie du Ausfälle minimierst

Warum Business Continuity Management wichtig ist

Was passiert, wenn deine Systeme plötzlich ausfallen – und du trotzdem liefern musst?
Ein funktionierendes Business Continuity Management stellt sicher, dass dein Unternehmen selbst bei schweren Störungen weiterarbeiten kann.

BCM schützt gezielt das Schutzziel Verfügbarkeit, einen zentralen Bestandteil der CIA-Triade.
→ CIA-Triade (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit)

Was ist Business Continuity Management (BCM)?

BCM ist die organisierte Vorbereitung auf Ausfälle – mit dem Ziel, kritische Geschäftsprozesse am Laufen zu halten, Wiederanlaufzeiten zu minimieren und Schäden zu begrenzen.

Abgrenzung zu verwandten Themen:

• Disaster Recovery (DR): Technische Wiederherstellung der IT.
• Krisenmanagement: Entscheidungen & Kommunikation im Notfall.
• ISMS: Strategischer Rahmen, in den BCM eingebettet ist.

Die zentralen Ziele des BCM

BCM verfolgt klare Ziele, damit du in Krisen schnell, sicher und planbar reagieren kannst:

• Kontinuität kritischer Geschäftsprozesse sichern
• Wiederanlaufzeiten festlegen (RTO – Recovery Time Objective)
• Verlusttoleranz definieren (RPO – Recovery Point Objective)
• Rollen & Verantwortlichkeiten im Krisenfall klären
• Notfallpläne erstellen und regelmäßig testen

Diese Ziele stärken gezielt die Verfügbarkeit innerhalb der CIA-Triade.

Typische Risiken und Szenarien für KMU

Auch KMU sind regelmäßig von Unterbrechungen betroffen – oft mit besonders spürbaren Auswirkungen. Typische Szenarien sind:

• IT-Systemausfall (Server, Cloud, ERP-Systeme)
• Cyberangriffe wie Ransomware
• Strom- oder Internetausfall
• Personalausfall (Krankheit, Streik)
• Störungen in der Lieferkette
• Physische Schäden wie Brand oder Wasserschaden

Wichtige Komponenten eines BCM-Konzepts

Ein funktionierendes BCM besteht aus mehreren ineinandergreifenden Bausteinen. Diese Elemente bilden zusammen einen wiederkehrenden Zyklus, der dein Unternehmen langfristig resilient macht. Wichtig ist: BCM ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Prozess, der regelmäßig gepflegt und weiterentwickelt werden muss.

Business Impact Analysis (BIA)

Die Business Impact Analysis ist das Herzstück jedes BCM. Hier findest du heraus, welche Geschäftsprozesse wirklich kritisch sind und wie sich ein Ausfall konkret auf dein Unternehmen auswirken würde.

In der Praxis bedeutet das:

• Du bewertest finanzielle Schäden (z. B. Umsatzverlust, Vertragsstrafen).
• Du analysierst operative Auswirkungen (z. B. Stillstand im Vertrieb oder Support).
• Du berücksichtigst rechtliche und regulatorische Folgen (z. B. Fristen, Meldepflichten).
• Du bestimmst Abhängigkeiten wie Personal, Anwendungen, Dienstleister und Infrastruktur.

Die BIA liefert dir die Datenbasis, um RTO (Recovery Time Objective) und RPO (Recovery Point Objective) sinnvoll festzulegen.
Kurz gesagt: Sie zeigt dir, was passieren darf – und was nicht.

💡 Praxis-Tipp:
Starte mit einer einfachen Tabelle. Schon eine erste Einordnung der wichtigsten Prozesse schafft enorme Klarheit.

Risikoanalyse

Während die BIA die Auswirkungen bewertet, beantwortet die Risikoanalyse die Frage:
Was könnte den Betrieb überhaupt unterbrechen – und wie wahrscheinlich ist das?

Dabei betrachtest du unter anderem:

• Technische Risiken (Systemausfälle, Hardwaredefekte, Softwarefehler)
• Cyberrisiken (Phishing, Malware, Ransomware, Data Breaches)
• Personelle Risiken (Krankheit, Fluktuation, Streiks)
• Physische Risiken (Brand, Wasser, Diebstahl)
• Externe Risiken (Lieferkettenprobleme, Dienstleisterausfälle, Naturereignisse)

Wichtig ist nicht, jedes theoretische Szenario zu betrachten, sondern realistische Risiken zu priorisieren.
Das Ziel: Du investierst deine Ressourcen dort, wo sie die größte Wirkung haben.

Strategien und Maßnahmen

Basierend auf BIA und Risikoanalyse entwickelst du konkrete Strategien, um Ausfälle zu verhindern oder deren Folgen zu reduzieren. Dafür kommen verschiedene Ansätze infrage:

Präventive Maßnahmen

Diese verhindern Störungen im Idealfall vollständig:

• Redundante Server oder Cloud-Dienste
• USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung)
• Sicherheitsupdates & Härtung der Systeme
• Schulungen für Mitarbeitende

Detektive Maßnahmen

Diese helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen:

• Monitoring von IT-Systemen
• Alarmmeldungen bei Ausfällen
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse

Reaktive Maßnahmen

Diese greifen, wenn es tatsächlich zu einem Vorfall kommt:

• Umstellung auf Backup-Systeme
• Nutzung alternativer Standorte oder Arbeitsplätze
• Priorisierte Wiederherstellung kritischer Dienste

Das Ergebnis sollte eine nachvollziehbare Strategie sein, die beschreibt:
Wie bleibt dein Geschäft am Laufen, egal was passiert?

Notfallpläne und Kommunikationswege

Ein Plan ist nur dann gut, wenn jeder weiß, was er im Ernstfall tun muss. Notfallpläne sorgen dafür, dass Abläufe nicht improvisiert werden müssen.

Ein guter Notfallplan enthält:

• klare Verantwortlichkeiten (inkl. Stellvertretung)
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen für verschiedene Szenarien
• Kontaktlisten (Mitarbeiter, Dienstleister, Behörden)
• Checklisten für die ersten 30–60 Minuten
• Vorgaben für interne und externe Kommunikation

Kommunikation ist dabei ein entscheidender Faktor: Wer informiert wen – über welchen Kanal – und wann?

Dazu gehören auch Alternativen, falls E-Mail oder Telefon ausfallen (z. B. sichere Messenger, private Telefonnummern, Kontaktketten).

💬 Praxis-Hinweis: Ein Notfallplan sollte so geschrieben sein, dass auch jemand, der nicht täglich damit arbeitet, ihn im Ernstfall versteht und anwenden kann.

Tests und Übungen

Viele Unternehmen glauben, sie seien gut vorbereitet – bis der erste echte Notfall passiert. Erst durch regelmäßige Tests erkennst du, ob deine Pläne wirklich funktionieren.

Typische Testarten sind:

• Table-Top-Übungen: Szenario am Tisch durchspielen, um Rollen und Abläufe zu prüfen.
• Technische Wiederherstellungstests: Backup einspielen, Systeme booten, Daten prüfen.
• Alarmierungstests: Funktionieren Kontaktketten und Kommunikationskanäle?
• Evakuierungs- oder Gebäudetests: Bei physischen Risiken relevant.

Wichtig ist die anschließende Auswertung:
Was hat funktioniert? Was nicht? Was muss angepasst werden?

Tests sind kein „Fail-or-Pass“, sondern ein Instrument, um kontinuierlich besser zu werden.

Umsetzung in der Praxis (für KMU)

BCM muss nicht komplex sein. Auch kleine Unternehmen können schnell ein solides Grundgerüst schaffen.

Pragmatische Schritte für den Einstieg:

1. Verantwortliche Person definieren (BCM-Beauftragter)
2. Kritische Prozesse identifizieren (z. B. Buchhaltung, Vertrieb, Support)
3. Notfallkontakte & Alternativen festlegen
4. Backup- & Wiederanlaufkonzepte dokumentieren
5. Tests regelmäßig durchführen

Typische Fehler in Unternehmen

Viele BCM-Konzepte scheitern nicht an Tools oder IT – sondern an grundlegenden Versäumnissen:

• Unklarheit darüber, was wirklich „kritisch“ ist
• Backups, die nie getestet werden
• Notfallpläne existieren nur auf dem Papier
• Keine klaren Zuständigkeiten
• Fokus auf IT – aber kritische Fachbereiche werden vergessen

Ein wirksames BCM entsteht erst durch gelebte Prozesse und regelmäßige Aktualisierung.

Praktische Orientierungshilfen für KMU

Diese Leitfragen helfen dir, pragmatisch und zielgerichtet zu starten:

• Welche Prozesse müssen sofort weiterlaufen?
• Welche Systeme dürfen maximal wie lange ausfallen?
• Welche Ressourcen brauche ich im Notbetrieb?
• Wer trifft die Entscheidungen im Krisenfall?
• Wie läuft interne und externe Kommunikation?

💡 Tipp: Für den Anfang reicht oft ein „Notfallhandbuch light“ – kompakt, klar und für alle zugänglich. Mehr dazu findest du im → Notfallplan für kleine Unternehmen

Fazit: Deine Resilienz entscheidet über dein Weiterkommen

Business Continuity Management ist kein Luxus, sondern eine Überlebensversicherung für KMU. Es stärkt die Resilienz deines Unternehmens, erhöht Vertrauen bei Kunden und Partnern und schafft klare, verlässliche Abläufe für den Ernstfall.

Mit definierten Prozessen, getesteten Backups und klaren Verantwortlichkeiten lassen sich Ausfälle zuverlässig abfedern. Besonders das Schutzziel Verfügbarkeit aus der CIA-Triade wird durch ein gutes BCM nachhaltig gesichert.

Du willst BCM sinnvoll in dein ISMS integrieren? Kontaktiere uns – wir zeigen dir, wie du mit überschaubarem Aufwand krisenfest wirst.